El mejor método que existe para averiguar cómo está usted operando como directivo se basa en el análisis real de cómo está usted dedicando su tiempo.
El método se centra, pues, en hechos y no en teorías, ni tampoco suposiciones.
Consiste en estudiar y hacer un seguimiento, durante un número determinado de días, de sus actividades, así como la duración de las mismas, clasificándolas por categorías, de forma que usted pueda tomar conciencia de cómo está dedicando su tiempo, permitiéndole, por tanto, corregir su forma de actuar.
Cabe señalar que los resultados -en la mayoría de ocasiones- son sorprendentes y frustrantes. ¡Parece mentira la cantidad de tiempo que perdemos y la cantidad de tonterías que un directivo hace al cabo del día!
Los resultados que se obtienen con la práctica de este ejercicio son verdaderamente gratificantes para el desarrollo y progreso de la función directiva.
Se ruega que siga las instrucciones al pie de la letra.
Filosofía y administraciónSubir
Como ya se ha señalado, consiste en analizar con todo detalle una muestra, es decir, una parte de su tiempo en la empresa como directivo.
Para ello debe rellenarse la hoja de evaluación del tiempo, adjunta en el Anexo I, durante cuatro días a lo largo del mes.
La determinación de los días en los que se ha de realizar la prueba es muy importante. Hay quien sostiene que es el mismo directivo el que debe fijar dichos días. Personalmente los autores prefieren, de acuerdo con su experiencia, que los días se determinen de forma totalmente aleatoria, es decir, que usted no se entere que tal día es día de test hasta el día siguiente.
Este sistema intenta evitar el que usted modifique su comportamiento de forma consciente o inconsciente al saber el día en que usted está siendo examinado.
Indicaciones para la cumplimentación de la hoja evaluación tiempo:Subir
a) Se trata de indicar en la columna 1 las distintas tareas realizadas para la empresa en función de los tiempos empleados en ellas (señalando el principio y el final de cada una de ellas).
En la columna 2 han de figurar, descritas brevemente, cada una de dichas tareas, y en la 3, la duración de la tarea en minutos.
Ejemplo de las columnas 1, 2 y 3:
8,30 - 9 hrs. Despacho con secretaria 30 minutos
9 - 10 hrs. Reunión departamento
para revisar tarea "X" 60 minutos
La clave del éxito del ejercicio estriba en rellenar bien estas tres columnas; el resto del ejercicio se basa y parte de esta puntualización.
b) Una vez rellenadas las columnas 1, 2 y 3, debe pasar al grupo 4: alocación, que consiste en trasladar la duración de cada tarea a una de las columnas del subgrupo 4.1, del 4.2, del 4.3 y del 4.4.
En el ejemplo anterior la tarea "despacho con secretaria" se indicaría así:
En 4.1 en organización 30 minutos
En 4.2 en normal 30 minutos
En 4.3 en normal 30 minutos
En 4.4 en prevista 30 minutos
La tarea "reunión departamento para revisar tarea X" se indicaría, por ejemplo, de la siguiente forma:
En 4.1 en control 60 minutos
En 4.2 en básica 60 minutos
En 4.3 en normal 60 minuots
En 4.4 en inesperada 60 minutos
c) Una vez alocada la tarea, procede pasar al grupo 5: valoración personal, que consiste simplemente en clasificar cada una de las tareas realizadas en:
- Aceptable. Se trata de una tarea normal dentro de la actividad cásica del directivo.
- Revisar. Se refiere a cualquier tarea que, a juicio del directivo, representa una pérdida de tiempo para él y que en el futuro convendría eliminar.
d) Finalmente, debe procederse a la suma de los tiempos en sentido vertical para poder determinar los totales de cada una de las columnas de la citada hoja evaluación del tiempo.
e) El ejercicio se culmina rellenando las hojas de resultados que se incluyen en Anexo II, una para cada uno de los cuatro días del test y una final con la suma de los datos de los cuatro días.
Como puede observarse, la hoja de resultados cuantifica simplemente los resultados obtenidos sobre la base de cálculo de porcentajes para simplificar la interpretación y lectura de dichos resultados.
Cómo determinar los cuatro días-testSubir
Supuesto de partida: Usted se encuentra en la última semana de un mes cualquiera.
Siga ahora las siguientes indicaciones:
a) Analice el mes siguiente y liste en un papel los días realmente laborables para usted.
b) Haga que su secretaria o un colaborador de confianza realice un sorteo (por cualquier método tradicional) y seleccione o extraiga de dicha lista cuatro días.
Los resultados del sorteo deben ser ignorados por usted. Su secretaria o colaborador, que han de conocer todo el proceso, tienen que avisarle a usted al día siguiente de cada uno de los días sorteados.
c) Cuando usted es informado de que ayer fue día-test (a primera hora de la mañana del día siguiente), usted debe dar prioridad número uno a la cumplimentación de la hoja evaluación del tiempo.
Tiene que rellenarla antes de iniciar cualquier otra tarea.
Le será mucho mas fácil hacerlo y su capacidad de recuerdo será suficiente para ello.
Observaciones complementariasSubir
Es evidente que usted cometerá errores en cuanto al tiempo. Pero no son tantos como se puede imaginar. Al fin y al cabo, es más importante que el día no haya sido sesgado por saber que era día de test, que usted hubiese cronometrado cada una de las tareas. El método sugerido es más natural.
Además, su colaborador o secretaria tienen la posibilidad de ayudarle: como saben antes que usted que tal día es día de test, discretamente, pueden ir anotando determinados horarios, que al dárselos a usted al día siguiente, le ayudarán a reconstruir el día.
Por ejemplo, les será fácil anotar la hora de llegada al despacho, a qué hora inició una reunión, etc.
Secuencias del métodoSubir
1. Prepárese debidamente.
1.1. Mentalícese de la importancia de hacer bien el ejercicio.
1.2. Decida el mes en el que debe hacer la prueba.
1.3. Entrene al colaborador que ha de ayudarle en la realización del ejercicio.
1.4. Prepare el material (hojas de evaluación y de resultados).
1.5. Haga la lista de días laborales del mes elegido y entrene a su colaborador en la realización del sorteo.
2. Haga el ejercicio.
2.1. Al ser avisado cada día siguiente al día de test, rellene la hoja evaluación del tiempo con prioridad uno, como se le ha señalado.
2.2. Calcule una hoja de resultados para cada uno de los días de test y una con el resumen final.
3. Analice los resultados.
3.1. Asegúrese de que los datos están bien calculados y que el día analizado es normal. En caso contrario, es aconsejable repetir la prueba.
3.2. Estudie los datos como son. Los números le dirán cosas. No trate de justificar su comportamiento. Sea objetivo.
4. Establezca un diagnóstico.
5. Trácese un plan de acción.
6. Repita el ejercicio el año que viene y analice tendencias.
Fuente bibliográfica: El plan de marketing, la planificación y el management
© 2006 Ferré Trenzano Businesss School/EDITORIAL OCEANO
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